CAMPUS (CRM)
Hızla gelişen bilişim teknolojileri kişi ve kurumlara yepyeni olanaklar sağlamaktadır. Hesaplama hızı ve veri depolama kapasitesi artmakta, uzak verilere ulaşım kolaylaşmaktadır. Değişik amaçlara yönelik birçok yan donanım bilgisayarlar ile haberleşerek yeni uygulama alanları ortaya çıkartmaktadır. Bunun yanı sıra Excel, Access gibi genel amaçlı uygulamaları iyi bilenlerin sayısı hızla artmakta ve böylelikle kurumun belirli bir ihtiyacına yönelik birçok dar amaçlı uygulama ortaya çıkmaktadır.
Çok cazip gibi görünen bu durum tepeden bakıldığında kurumlar için şu kaotik sonuçlara yol açmaktadır;
· Teknoloji geliştikçe ve ihtiyaçlar ortaya çıktıkça birbirinden bağımsız yazılımlar geliştirilmekte veya satın alınmaktadır. Bu yazılımlar;
· - Çoğunlukla birbirlerinden bağımsız çalışmakta,
· - Birbirleri ile bilgi alışverişi yapamamakta,
· - Birbirlerinin sonuçlarından faydalanamamakta,
· - Her biri için ayrı ayrı firmalardan destek alınmakta,
· - Her birinin ayrı bir yönetim ve güvenlik mekanizması söz konusu olmaktadır.
· Belli bir konudaki yazılımı alan veya kullanan kişi işten ayrıldığında veya yazılımı geliştiren firmanın kapanması, iş alanını değiştirmesi gibi nedenlerle destek verememesi durumunda, hem yazılım hem de varsa yazılım ile birlikte kullanılan donanım atıl kalmaktadır.
· Çok seri yazılım geliştirmeye yarayan Excel gibi araçları kullanan firma çalışanları uygulamalar geliştirmekte ve hatta Excel’i bir veri depolama aracı olarak kullanmaktadırlar. Uygulamayı geliştiren kişilerin işten ayrılması ve hatta izne çıkması dahi sorunlara yol açmaktadır.
· Her biri yalnız belirli bir konu için geliştirilmiş birden çok yazılım ile yönetilen işletmelerde yöneticilerin tüm operasyonları tek konsoldan izleyebilme ve çabuk karar verebilme imkanlarını yok etmektedir.
Campus işletmelerde sıkça kullanılan ERP yazılımları ile birlikte çalışacak aşağıdaki noktalar üzerine yoğunlaşmaktadır;
· Müşteri İlişkileri Yönetimi
· Zaman Yönetimi
· İş Süreçleri Yönetimi
· Web İçerik ve Trafik Yönetimi
· Belge Yönetimi
· Eyleme Dayalı Maliyetlendirme
· Mesajlaşma Yönetimi
Campus ile sunulan avantajlar;
Tüm alt sistemlerin aynı kullanıcı arabirimi ile kullanılmasını sağlar.
· Uygulamalar değiştikçe farklı programlara girip çıkma ve her bir uygulama için başka bir kullanım şekli öğrenme zorunluluğu ortadan kalkar.
· Tüm alt sistemlerin yönetim, denetim ve yetkilendirme işlemlerinin tek bir merkezden yapılmasını sağlar.
· Alt sistemler için farklı tedarikçilere başvurulmasına son verir.
· Derlenen bilgileri aynı veri tabanında toplayarak; veri aktarma ve yedekleme problemlerini ortadan kaldırır. Bilgilerin birbirleri ile ilişkilendirilmesine ve a ynı ara yüzden ilişkili bilgilere kolayca ulaşılmasına imkan sağlar.
· Aynı anda farklı binalarda bulunan birden fazla kurumun bilgisini aynı çatı altında yönetebilir.
· Var olan yan donanımların korunmasını ve sistemin yenileri ile geliştirilmesine olanak sağlar.
· Zamanla firmaların kullanmakta olduğu donanımların daha gelişmişleri farklı üreticiler tarafından piyasaya sunulmaktadır. Yapılacak ilave yatırımlar ile alınacak gelişmiş ek donanımlar mevcut donanım ve yazılım ile uyumlu olmadığından; kullanıcılar
· ya demode sisteme ek yatırım,
· ya da tamamen yepyeni bir yatırım
· ikilemi ile karşı karşıya kalmaktadırlar. Campus bu ikilemi yok eder.
· Bugün ise yan donanımlar tak-çalıştır felsefesine uygun olarak bilgisayarlar ile kolaylıkla bağlanabilmekte, ancak hemen hepsi yanında kendi yazılımını gerektirmektedir. Böylelikle kullanıcılar çoğu zaman, iyi yazılım+kötü donanım veya kötü yazılım+iyi donanım arasında bir tercih yapmaya zorlanmaktadır. Campus bu ikilemde etkin bir çözüm sunar.
· Yapılan işlemlerin tarihçesini tutar.
· Yetkilendirmenin dinamik olarak yapılmasını sağlar.
· Detaylı analizler yapılmasını ve analiz sonuçlarını excel veya pdf olarak sunulmasını sağlar.
Campus’un parçaları tek tek kullanılabileceği gibi tamamı birbirleri ile etkileşimli şekilde bir bütün olarak çalışabilirler. Uygun şekilde satın alındığı hallerde Campus şu özelliklere sahiptir;
· Haklar kayıtlar veya sahalar bazında verilebileceği gibi her form üzerinde kullanıcı hakları ayrı ayrı tanımlanabilir
· Kullanıcıların yaptıkları yeni kayıt ve güncelleme işlemlerinin tarihçesi izlenebilir.
· Masa üstü veya kullanıcı isteklerine göre hazırlanmış web uygulaması olarak çalışabilir.
· Güçlü raporlama araçları kullanıcıların istedikleri raporları hızla almalarını sağlar.
· Güçlü filtreleme araçları istenilen bilginin hızla süzülmesini sağlar.
· Kullanıcılar kendi formlarını düzenleyebilirler. Düzenlenen formlar masa üstü veya web formu olarak çalışabilir.
· Kullanıcılar kendi tablolarını tanımlayabilirler.
· Aynı anda birden fazla kurumun işlemleri takip edilebilir.
· Her noktadan ilgili diğer formalara tek tuşla erişim sağlanır.
· Arka planda kullanılan ticari yazılımlar ile online bilgi alışverişi yapabilir.
- +
Müşteri İlişkileri Yönetimi
Yirminci yüzyılın sonu ile yirmibirinci yüzyılın başlangıcı arasında geçen otuz yıllık sürede, gerek Türkiye’de gerekse dünyada büyük bir değişim yaşandı. Yaşanan bu değişim üçyüz yıllık sanayi toplumu anlayışımızı kökünden etkiledi. Bir yandan küreselleşen dünya, diğer yandan hayatımıza nerede ise bir gecede giren internet ve diğer teknolojik cihazlar yaşam biçimimizi hiç olmadığı kadar etkiledi.
Değişen bu piyasa dinamikleri Müşteri İlişkileri Yönetimi (Customer Relations Management) kavramını doğurdu.
Müşteri İlişkileri Yönetimi kavramı nedir? ne işe yarar? sorularını şöyle toparlayabiliriz.
Fark Yaratma
Piyasalarda rekabette en önemli avantaj bir farkılılık yaratabilmektir. Ürünlerinde, iş yapma biçiminde, hizmetlerinde rakiplerine göre bir şekilde farklılık oluşturan firmalar kısa sürede öne çıkmaktadırlar. Ancak üretimden ve tasarımdan gelen güç, gelişen teknoloji sayesinde kolayca taklit edilmekte ve farklılık yaratmakta yetersiz kalmaktadır. Günümüzde birçok ürün grubunda temel özelliklerin tüm markalar için aynı olduğunu söylemek mümkündür. Benzer şekilde sürekli yenilenen ve geliştirilen satış ve pazarlama teknikleri dahi artan iletişim olanakları nedeni ile kısa sürede kopyalanmakta ve artık fark yaratamamaktadır.Sonuç olarak müşteri ilişkileri yönetimi, değişen müşteri talep ve davranışlarına göre farklılaşmanın başta gelen yöntemlerinden biri olarak karşımıza çıkmaktadır.
Sadık Müşteri
Müşterilerin devam eden ilişkisi, sadakatleri ve artarak devam eden satın alma eğilimleri, güçlü rekabet koşullarında şirketleri koruyacak varlıklardır.Dalgalanan piyasa koşulları, kriz beklentileri ve rastgele dolaşan bir müşteri adayını kapmak için hazır bekleyen rakiplerin varlığı karşısında; ortalama bir satış seviyesinin korunması, belli bir oranda sadık müşteri tutmayı gerektirmektedir.
Her gün daha fazla satmak zorunda olan ve kıyasıya rekabet eden şirketler için müşteri kazanmak ve kazanılanları kaybetmemek ciddi bir zorunluluktur. Ayrıca eski müşteriyi elde tutmak, yeni müşteri kazanmaktan daha kolay ve ucuzdur. Yapılan araştırmalar yeni bir müşteri kazanmanın maliyetinin, eski müşteriyi elde tutma maliyetinden altı katı fazla olduğunu göstermektedir.
Müşteri sadakatinin temelini müşteri memnuniyeti oluşturur. Ürün ve hizmet kalitesinden memnun olan müşteriden edinilecek kazançları şöyle sıralayabiliriz;
· Çevresindekilere ürün veya şirket ile ilgili pozitif düşüncelerini aktararak şirket imajına olumlu katkıda bulunurlar. Pek çok pazarda tavsiyeler ve müşteri yorumları, yeni işler kazanmanın en önemli yoludur. Genelde kişisel tavsiyeler reklam ve bedeli ödenmiş diğer iletişim yollarından daha fazla ikna gücüne sahiptir.
· Daha önceki deneyimlerine dayanarak yeni ürün ve hizmet alımında memnun olduğu işletmenin ürünlerini tercih ederler.
· Rakip firmaların ürünlerine karşı daha az duyarlıdırlar.
· Müşteriler şirketi daha iyi tanıdıkça, onlara hizmet sunmanın maliyeti göreceli olarak azalır. Her iki taraf da birbirlerini tanıdığından sorunların çözülmesine daha az zaman harcanır.
Bütün bunlara bakıldığında eldeki müşteriler için yeni stratejilere gereksinim olduğu aşikardır.
Değişen Müşteri Profili
Geçen yüzyılın sonlarına kadar, müşteriler belli hedef kitleler halinde bir bütün olarak değerlendirilir, yüksek kaliteli ve düşük fiyatlı ürünler ile fazla sayıda müşteriye ulaştırmaya çalışılırdı. 1990’lı yıllardan başlayarak özellikle artan internet kullanımı tüketicinin farkındalığını hiç olmadığı kadar arttırmıştır. Bireyselliğin ön plana çıkmasıyla birlikte, tüketiciler sadece kendileri için üretilmiş, sadece kendilerine sunulmuş, sadece kendileri için tasarlanmış ürünler ve hizmetlere daha fazla ilgi göstermeye başlamışlardır. Değişen şartlar sonucunda firmalar da pazarda var olmanın ön şartının tüketicilerini dinlemek, isteklerini anlamak olduğunu anlamışlardır.Personel Devamlılığı
İşletmelerin başta gelen sıkıntılarından biri de, sık yaşanan personel değişimleridir. Çoğu işletmede müşteri bilgileri dosyalanıp arşivlenmekte buna rağmen personelin izinli olduğu dönemde veya işten ayrılması durumunda müşteri ile ilişkiler kaldığı noktadan sürdürülememektedir. Bu durumun temel sebebi çalışanların beynindeki, kişisel bilgisayarındaki veya dosyalarındaki müşteri bilgilerine ulaşılamamasıdır. Kişilerin tekelindeki bu bilgiyi oradan çekip almanın en doğru yolu bilgiyi merkezileştirilmiş bir müşteri ilişkileri yönetim sistemine aktarmaktır. Müşteriler ile kurulan ilişkilerin merkezi bir sistemde toplanması, işletmenin kurumsal imajını güçlendireceği gibi müşteri memnuniyetinin de artmasını sağlayacaktır.Müşteriyi ve Müşteri Adayını Tanımak
Kendileri kolay kolay kabul etmese dahi insanlar karşısındakinin kendine benzer düşüncelere, inanışlara sahip olmasından hoşlanırlar, etkilenirler. Tuttuğu takımın renklerine sahip kravat takmış bir satıcıya karşı, rakip takımın renklerine bürünmüş bir satıcının ikna gücünün üstünlüğü defalarca kanıtlanmıştır. Müşteri hakkındaki tüm detayların ve istihbarat bilgisinin kişiden kişiye aktarılmasının en sağlıklı yolu yine bir müşteri ilişkileri yönetim sistemidir.Campus – Müşteri İlişkileri Yönetimi
Campus çatısı altında birçok ürünü barındıran Bütünleşik bir Kurumsal Yönetim Sistemidir. Campus Müşteri İlişkileri Yönetimi şu parçalardan oluşmaktadır.· Kurumlar ve Kişiler
· Görüşme Notları
· e-posta ve SMS
· Ajanda
· Ziyaretçiler
· Anket ve Sınavlar
· Görev Yönetimi
- +
Belge Yönetimi
Gelişen üretim teknikleri piyasalara mal ve hizmet arzında büyük bir artış meydana getirdi. Artan bu ekonomik hareketlilik iki önemli sonuç doğurdu. Olağanüstü boyutlarda küresel rekabet ve hızla azalan dünya kaynakları. Geçmişte kaynaklar bol ve ucuzdu, buna karşılık üretim son derece cılızdı ve ne üretilirse rahatça müşteri buluyordu. Gelinen bu noktada şartlar, şirketleri çevreye olabildiğince az zarar vererek üretim yapmaya ve rakiplerden her konuda daha hızlı olmaya zorlamaktadır. Çevreye verilen zararın farkında olan tüketiciler ise yeşil teknolojiler kullanılarak üretilen mallara ve sunulan hizmetlere daha fazla ilgi göstermektedirler.
Gerek çevreyi koruma, gerekse hızlı olma amaçları söz konusu olduğunda elektronik belge yönetimi anahtar çözümlerden biri olarak karşımıza çıkıyor.
Geleneksel olarak kurumların ürettiği belgeler belli sistematikler doğrultusunda dosyalanır, bu dosyalar dolaplara konur ve bu dolaplar depolarda istiflenir. Bu yöntem, dosyalamaların fiziksel olarak tek bir tematik düzen içinde yapılmasına olanak sağlamaktadır. Tematik düzen dışında bir arşiv taraması kabusa dönebilmektedir. Aşırı kağıt tüketimi ile çevreye verilen zararın dışında, tozlu, nemli ve pis ortamlarda çalışıyor olmak insan sağlığına zarar vermekte ve saklanan dokümanlarında zaman içinde kullanılamaz hale gelmesine yol açmaktadır. Yirminci yüzyılın ikinci yarısında kullanılmaya başlanılan mikrofilm teknolojisi ise saklama hacmini küçültmesine rağmen benzer sorunlarla karşı karşıyadır.
Günümüzde artan bilgisayar kullanımı birçok belgenin orijinalinin zaten elektronik olarak üretilmesini sağlamıştır. Başta çok avantajlı gibi görünen bu durum ise yeni bir sorunun ortaya çıkmasına yol açmıştır. Çevreci yaklaşım doğrultusunda, elektronik olarak üretilen belgeler ile haberleşmede kullanılan e-postalar, kişisel bilgisayarlarda bireylerin kendi belirledikleri yöntemler ile saklanarak ulaşılması güç ve karmaşık bir yapı oluşturulmaktadır.
Tüm bunların çözümü amaca yönelik bir belge yönetimi yazılımı kullanmaktır. Campus Belge Yönetimi tüm bu sorunlara sistematik bir çözüm olarak geliştirildi.
· Belgeler, Campus Belge Yönetimine şu yöntemler ile eklenebilir;
· Word, Excel, Powerpoint, pdf, resim gibi herhangi bir Windows dosyası sürekle bırak veya kes yapıştır tekniği ile
· Bilgisayarınıza bağlı bir tarayıcı, mikrofon, webcam, vb bir cihaz ile başka bir ara yazılıma ihtiyaç olmaksızın otomatik olarak
· Bir faks sunucusu gibi dış kaynaklardan olarak dosya yüklenen sistemlerde biriken belgeler otomatik olarak ü Bir belge birden fazla dosyadan oluşabilir.
· Eklenen bir dosya Campus veri sisteminin bir parçası haline gelir ve orijinali bulunduğu yerden silinebilir. Dosyalar istenirse veritabanında, istenirse Windows dosya sisteminde saklanır. Dosya sisteminin kullanılması halinde alt dizin yapılandırması Campus tarafından otomatik olarak yapılır ve kullanıcının bu konuda endişe etmesine gerek kalmaz.
· Eklenen dosyalar word, excel, okunabilir pdf, vb ise Campus bu dosyalar üzerinde başka bir işleme gerek kalmaksızın metin araması yapabilir. Jpg ve benzeri resim dosyaları ise istenirse Campus tarafından çözümlenerek (OCR) bunlar üzerinde de metin araması yapılabilir. Campus dosyaların hem orijinal halini hem de çözümlenmiş halini saklayabilir. Metin araması diğer Campus modüllerine eklenmiş belgeleri de kapsar.
· Hiyerarşik belge düzenine elverişli Belge Ağacı yapılandırması;
· Tek tek eklenmiş belgeler hiyerarşik yapıdaki bir belge ağacının içine yerleştirilebilir.
· Belge ağacının tanımlanması kullanıcıya kalmıştır.
· İstenildiği kadar iç içe kırılım yapılabilir.
· Bir daldaki kırılımın diğer dallar ile aynı olması şartı yoktur.
· Dallar gerektikçe yeniden düzenlenebilir.
· Birden fazla kurumun belge ağacı birbirlerinden bağımsız olarak aynı anda takip edilebilir.
· Belge ağacı geleneksel dosya düzenindeki tematik yerleştirmeyi sağlar.
· Belgelere kullanıcı tarafından tanımlanabilir birçok etiket atanarak daha ileri kategorizasyon sağlanabilir. Örneğin dili, menşei, tipi, yazarı, tarihi, konusu, vb. Tüm bu kategorizasyona göre filtreleyip arama yapılabilir.
· Orijinal evraklar ayrıca saklanıyor ise saklandığı yer; birim, dolap, raf ve dosya tanımlanabilir.
· Belgeler Campus CRM modülündeki sınırsız sayıda kişi ve kurum ile ilişkilendirilebilir. Kurum veya kişi kartlarından bu belgelere erişim sağlanabilir. Örneğin bir fotoğrafta on kişi yer alıyor ve bu fotoğrafta bu on ayrı kişi de etiket olarak belirlenmiş ise, tüm kişilerin kartlarından arşivdeki bu fotoğrafa erişilebilir.
· Kullanıcıların belgelere erişimleri belirlenen kriterlere göre kısıtlanabilir. Hakkı uygun olmayan kişilerin belgelere erişimi engellenir.
· Sözleşme, kira kontratı, sigorta poliçesi, teminat mektubu gibi süreli belgelere bitiş tarihi verilerek, süresi yaklaşınca istenilen kullanıcılara uyarı verilmesi sağlanabilir.Kurum içerisinde onay için dolaşan belgelerin elektronik olarak akıtılması konusu için Campus İş Süreçleri Çözümlerini inceleyiniz.
Campus Belge Yönetimi her boydaki ve her sektördeki işletmeyi hedeflemektedir. Tozdan, dağınıklıktan kurtulup, çevreci, ucuz ve işinize hız katacak bir metodoloji istiyorsanız; Campus vazgeçilmez yardımcınız olacaktır.
- +
İş Süreçleri Çözümleri
Kurumlar yaptıkları iş ne olursa olsun; bilgi üreten, toplayan, işleme tabi tutan, kendi içinde akıtan ve değerlendiren yapılardır. Bilgi işlemlerinin tamamı kuralları önceden belli olan süreçler içersinde yürütülür. Bu süreçlerin kurum içindeki takibine İş Süreçleri Yönetimi ( Business Process Management ) adı verilmektedir.
Bir şirketin bir müşteri siparişini değerlendirmesi, bir derneğin bir üyelik başvurusunu sonuca bağlaması tipik iş süreçlerdir. Bilinen anlamda bu süreçler, önceden hazırlanmış formların kurum ilgilileri arasında elden ele dolaştırılması şeklinde yürütülür. Ne varki önüne bir evrak gelen müdür ve memur, sonraki aşamaya geçebilmek için çeşitli destek bilgisine ihtiyaç duyar. Örneğin bir siparişin kabul edilmesi için; stok seviyesinin, müşteri kredi limitinin, satış fiyatının uygun olup olmadığının kontrolü gerekir. Bütün bunlar akışı yavaşlatır, hatta durmasına yol açar. Durduğu hallerde aksayan yerin tesbiti için baştan sona bütün kontrol noktalarında araştırma gerekir. Bazı hallerde durduğu dahi anlaşılamadan kayıp olur.
· İş süreçlerinin elektronik olarak yürütülmesi;
· Kuralların eksiksiz olarak uygulanmasını sağlayarak disiplin getirir,
· Karar desteği sağlayarak süreci hızlandırır ve hataları engeller,
· Maliyetleri düşürerek verimliliği arttırır,
· Tıkanan darboğaz noktalarının tespit edilmesini sağlar,
· Çıkmaz yola saplanıp kaybolmuş akışların oluşmasını engeller,
· Ürün ve hizmetlerin kalitesini yükseltir,
· Kağıt kullanımını azaltarak çevrenin korunmasına yardımcı olur.
Campus İş Süreçleri Çözümleri, anılan bu avantajları en üst seviyede yerine getirecek bir seri üründür.
Onay Akış Şemaları
Aşağıda detayları verilen iş süreçlerinde sürecin tipine ve başlangıç noktasına bağlı olarak bir veya daha fazla onay akış şeması tanımlanabilir.Onay akış şemaları;
· Bir formun kimden kime akacağını,
· Akışı kimlerin başlatabileceğini,
· Kişilere giden formların gereği için mi yoksa bilgi için mi gideceğini,
· Gereğinin ne olduğunu,
· Başlatan veya bir başkası tarafından iptal edilirse ne olacağını,
· Onay zincirinde bir itiraz olursa ne olacağını belirler.
Her onay seviyesine birden fazla kişi atanarak herhangi birinin işi yapmasına olanak verir. Onay veya bilgi için önüne gelen kişiler Campus’e girdiklerinde ve/veya e-posta ve/veya SMS yolu ile uyarılırlar. Akış sistemini tepeden izleyen yöneticiler akan tüm evrakların pozisyonlarını, tıkanmaları ve darboğazları inceleyebilirler. Akışı başlatan ise yalnız süreci takip edebilir.
Campus akan evrakların tümü için amaca uygun basıma hazır bir sonuç formu hazırlayabilir. Aynı anda farklı farklı kurumların (şirketlerin) akan formları ortak bir havuzda takip edilebilir.
İzin Yönetimi *
Önüne bir izin formu gelen yöneticinin ilk sorunu izin isteyen kişinin talep etmiş olduğu izini hak edip etmediğidir. İzin hakedişleri iş kanunumuzda tanımlanmış olmasına rağmen karar o kadar kolay değildir. Kişinin çalışma süresi, iş aktindeki özel şartlar, cinsiyeti, daha önceki izin ve devamsızlık durumları, izin istenilen tarihte diğer izinli personel, kişiye ilişkin özel durumlar (hamilelik, doğum, ölüm, vb) karar verebilmek için gereklidir. Hakedilmiş izinin hata ile reddi izni isteyende, hakedilmemiş iznin kabulü diğer personelde memnuniyetsizliği yol açacaktır. Karardaki gecikme ise izin isteyenin acil bir işini görememesine yol açacaktır. Campus; hakedişler, daha önce kullanılan izinler, diğer izin kullanacak personel hakkında karar desteği sağlayarak, hatasız bir karar verilmesini sağlar. Tüm onay işlemlerinden sonra izinin düzgün olarak kayıtlara geçip, kişinin bordrosuna yansıması yine Campus tarafından çözümlenmektedir.Masraf Yönetimi
Saha çalışması yaparak ürün satan, sipariş toplayan veya hizmet veren şirketler, bu personelin şirket adına harcama yapmasını izin vermektedir. Yemekler, konaklama giderleri, yakıt alımları, ulaşım giderleri bazen harcırah bazen de masrafı yap ve beyan et şeklinde karşılanmaktadır. Yapılan masraf beyanları, gerek masrafı onaylayan gerekse masrafı muhasebeleştiren açısından sıkıntı yaratmaktadır. Onaylayan kişi; yapılan masrafın bütçeye uygunluğunu, yapan personelin daha önce yapmış olduğu masrafları, var ise bu iş için alınan iş avansına uygunluğunu, masrafın yapılmış olduğu müşteri ve müşteri adaylarına daha önce yapılan masrafları bilmek durumundadır. Muhasebeleştiren kişi ise; masraf listesinde yazılanların ekindeki evraklara ile uygunluğunu kolayca kontrol edebilmeli, masraflar ilgili müşterilere faturalanacak ise kolayca ayıklayabilmeli, masrafın yapıldığı tedarikçileri ayıklayarak form Ba-Bs beyannamesi için hazırlık yapabilmeli ve nihayetinde bu masraf formlarını muhasebeleştirebilmelidir. Campus Masraf Yönetimi Modülü, tüm bu sorunlara çözüm sunmaktadır.Malzeme İstek Yönetimi *
Kurumlarda çalışan personel işlemlerini yürütebilmek için sürekli olarak kırtasiye, temizlik, promosyon malzemesi, demirbaş talebi, arızalı teçhizat bildirimi yapmak durumundadır. Talepte bulunan kişi bu malzemenin stok durumdan haberdar olmalıdır. Onaylayan kişi ise; stok durumdan, istenilen malzemenin fiyatından, talebin bütçeye uygunluğunda, talebi yapan kişinin benzer malzemelerdeki önceki taleplerinden, malzeme bir müşteri için talep ediliyorsa bu müşteriye verilen diğer malzemelerden haberdar edilmelidir. Talebi muhasebeleştiren ise, bu fark karşılığı bir müşteriye faturalama yapılacak ise ayıklayabilmeli, bedeli bir personelden talep edilecek ise ayıklayabilmelidir. Stok durumu müsait değil veya kritik seviyeye indi ise satın alma bilgilendirilmedir.Campus Malzeme İstek Yönetimi modülü tüm bu sorunlara çözüm sunmakta ve gereğinde kayıtlarda olmayan mal ve hizmet siparişlerine de imkan vermektedir.
Görev Yönetimi
Saha çalışması yaparak satış yapan ve destek veren şirketlerden bir kısmı çağrı üzerine randevulaşarak hizmet vermektedir. Çağrıyı alan doğrudan işi yapacak kişi olabileceği gibi bir başkası da olabilmektedir. Gerek çağrıyı alan, gerekse çağrıya gidilmesi için onay veren kişi; çağrıyı yapan müşteri için daha önceden verilen hizmetleri, giden personelin performansını denetlemek durumdadır.Campus Görev Yönetimi, Campus CRM-Müşteri İlişkileri Yönetiminde görebileceğiniz diğer işlevlerin yanısıra onaya dayalı bu tip görevler için ideal bir çözüm sunmaktadır.
Avans Yönetimi *
Campus avans konusunu İş Avansı ve Maaş Avansı olarak iki ayrı başlık altında ele almaktadır.· İş Avansı
İş avansı talebinde; kişinin önceki avanslarını akıbeti, avans bir müşteri için yapılıyor ise bu müşteri için önceden alınan avansların durumu ve avansın bütçeye uygunluğu doğrultusunda karar desteği sağlanır.
· Maaş Avansı
Maaş avansı talebinde ise; kişinin hali hazırdaki borç alacak durumu, aldığı avansın ücreti tarafından ne oranda karşılanabileceği, avansın firma politikalarına uygunluğu konularında karar desteği sağlanır. Alınan avansın muhasebeleşmesi ve bordroya intikal ettirilmesi sağlanır.
Belge İmza Defteri
Diğer süreçlerden farkı olarak bir form değil; MS Word, Excel, sunum veya benzeri bir doküman onay için akıtılmaktadır. Bu müşteri için hazırlanmış bir teklif veya sunum, kamu kurumuna verilmek için hazırlanmış bir yazı, bir iç sirküler vb olabilir. Doküman onay için dolaştıkça kişiler değişikliklerini yaparlar ve işlem sona erdiğinde istenirse doküman Campus Belge Yönetimi sistemine eklenebilir.Tartışma Yönetimi
Yukarıda anılan süreçlerin tamamı düzenlidir, akış sırası kesin olarak bellidir. Tartışma yönetiminde ise akış düzensiz ve konuya göre sapmalar göstermektedir.Örneğin; dışarıdan bir kurum sizden birden çok uzmanlık alanını ilgilendiren bir konuda görüş istemiştir veya bir pazarlama politikası oluşturulmak için farklı departmanların görüşüne ihtiyaç vardır. Bu durumda tam olarak başlangıç noktası ve kimlerin konuya müdahil olacağı belli değildir. Birçok departmanın görüş belirtmesi uygun olacaktır. Tartışmayı başlatan kişi uygun gördüğü kişilere bu tartışmayı yönlendirir. Kendine yönlendirme yapılanlar, başkalarına, onlar da daha başkalarına yönlendirme yapabilir. Yönlendirmede bir sınır yoktur. Kendisine iş yönlendirilen kişi orijinal veya başkaları tarafından değiştirilmiş metin veya metinleri kendi üzerine alarak çalışmaya devam eder.
Bu arada başkaları da aynı metinler üzerin çalışabilirler. Herkes kendi bilgi birikimi doğrultusunda katkılarını yapar. Tartışmayı tepeden izleyen yöneticiler ise, tartışma kendiliğinden sonlanmıyor ise yeterli gördükleri anda tartışmayı sonlandırırlar.
Çoğu zaman bu işlem bir ya da daha fazla kişiye mail atılarak görüş toplama şeklide yapılmaktadır. Ancak bu yöntem kısa sürede kontrolden çıkmakta, kimin ne yaptığı belirsiz hale gelmektedir. Campus bu işlemlerin bir disiplin altında sistematik hale getirilmesini sağlamaktadır.
* İzin Yönetimi, Avans Yönetimi ve Malzeme İstek Yönetimi müşteri talepleri doğrultusunda projelendirilmektedir.
- +
Form Tasarımcısı
Programcı olmadığınız halde Campus’e yeni formlar veya tablolar eklemek istiyorsanız, Campus size son derece pratik ve esnek bir olanak sunuyor.
Campus’un kişi kartı size çok detaylı geliyor daha basit bir kişi kartı formu tasarlamak mı istiyorsunuz. Büyük bir kütüphaneniz var burada bulunan kitaplar için bir veritabanı mı oluşturmak istiyorsunuz. Bütün bunları form tasarımcısı kullanarak dakikalar içinde Campus’un bir parçası haline getirebilirsiniz.
Form tasarımının avantajları
· İstenirse, masa üstü uygulaması istenirse, web uygulaması olarak çalışabilir.
· Gerekirse cep telefonları için daha küçük bir kişi kartı, tablet bilgisayarlar için orta boy bir kişi kartı, çok büyük ekranlar için azan kişi kartı hazırlayabilir ve aynı anda kullandırabilirsiniz.
· Bütün hazırladığınız formlar Campus menüsüne orijinal Campus parçaları olarak eklenecektir.
· Kişi kartının sahip olduğu bütün işlevlere ek bir işlem yapmadan sizin kişi kartınız da sahip olacaktır. Kartlar arasında ileri geri dolaşacak, v.b.
· Bu kişi kartı üzerinde yetkilendirme aynen standart kişi kartında olduğu gibi olacaktır. Cep telefonu boyundaki kişi kartı için Ahmet’e, diğer boyutlar için Mehmet’e hak tanımlayabilirisiniz.
· Sizin kişi kartlarınız da aynen standardın sahip olduğu tarihçe üretme özelliklerine sahip olacaktır.
· Formu hazırlarken Campus size yardım edecek seçmiş olduğunuz alanlar için bir ön yerleştirme yapacaktır. Siz arzunuza göre kaydırmaları ve hizalamaları yapabilir, renk, punto ve yazı karakteri gibi ayarlamaları yapabilirsiniz.
· Eklemiş olduğunuz bir sahanın boş geçilip geçilemeyeceğini tanımlayabilir, girilebilecek azami hane sayısını kısıtlayabilir veya salt okunabilir alanları belirleyebilirsiniz.
· Tarih alanlarına girilebilecek en büyük ve en küçük tarihleri belirleyebilirisiniz.
· Formunuzun arka planını, başlığını, ebatlarını, vb birçok özelliğini değiştirebilirsiniz.
· Kişi kartındaki akraba, tahsil, vb alt sayfalarda olduğu gibi alt sayfalar ekleyebilirisiniz.
· Kişi resminde olduğu gibi içeriği bir resim olan alanlar ekleyebilirsiniz.
Tablo tasarımının özellikleri
· Eklemiş olduğunuz tablolar Campus’ün standart yapısında ve aynı özelliklere sahip olacaktır.
· Tabloya; metin, tamsayı, ondalıklı sayı, tarih, çentik, para, resim tipi sahalar ekleyip, bunların özelliklerini belirleyebilirsiniz.
· Tablonun anahtar sahasını belirleyip, bu anahtara otomatik bir numeratör atayabilirsiz.
· Yukarıdaki kitap örneği için kitabın yazarını bir kişi kartı ile ilişkilendirebilirsiniz.
· Yine yazıldığı dili, dil için yapılmış Campus tanımlaması ile ilişkilendirebilirsiniz.
· Bu tabloyu kullanarak yukarıda kişi kartı için verilen işlemlerin tümünü gerçekleştirebilirsiniz.
Sonuç olarak Campus’ten ayırt edilemeyecek ilaveleri kendi kullandığınız programa yapabilirsiniz. Üstelik Campus’un güncellemeleri geldiğinde sizin tablo ve formlarınız aynen çalışmaya devam edecektir.
- +
Site Yönetimi
Günümüz Türkiye’sinde büyük bir değişim yaşanıyor, en büyük kentlerimizden köylere kadar yerleşim biçimi köklü olarak değişiyor. Önceleri sadece lüks mekanlar olarak görülen site yaşamı, kentsel dönüşüm projeleri kapsamında lüks olmaktan çıktı, orta ve dar gelirli kesimden ailelerin de bir yaşam biçimi halinde geldi. Birbiri peşisıra yapılan site projeleri nüfusun önemli bir kısmını buralara yöneltiyor.
Geleneksel yerleşim biçimi, birbirinden bağımsız binalar halinde idi. Bu binalar sakinler tarafından seçilen amatör bir yönetici tarafından yönetilirdi ve az bir kısmında kadrolu bir kapıcı vardı.
Siteler söz konusu olduğunda işin biçimi değişti. Binlerle ifade edilen konut ve işyerlerinden oluşan sitelerin yönetimde yine amatör yönetim kurulları olsa da, işin tamamı profesyoneller tarafından yönetiliyor. Sitenin kadrolu müdürü, muhasebecisi, tesisatçısı, elektrikçisi, bahçıvanı var. Güvelik ve temizlik gibi işler ise taşeron firmalara yaptırılıyor. Bakıldığında böyle bir sitenin yıllık bütçesi nerede ise orta boy bir şirket çapındadır. Öte yandan söz konusu şirket sadece az sayıdaki ortaklarına ve kamuya karşı sorumlu iken site yönetimi, kamuya karşı olduğu gibi binlerce mal sahibi ve kiracıya karşı sorumludur. Devamlı olarak para talebinde bulunan bir yönetim işini olabildiğince şeffaf olarak yürütebilmeli ve her an hesap verebilir durumda olmalıdır.
Campus Site Yönetimi ürünleri; sitelerin, rezidansların ve plazaların bu ihtiyaçlarını karşılayabilmek amacı ile hazırlandı.
Sitelerin gelirleri; işletme ve yatırım giderleri için toplanan paralar, sayaçlar ile ölçülebilen sarfiyatlar için toplanan paralar, var ise verilen özel hizmetlere karşılık alınan ücretler, ortak alanların kira gelirleri, bankalardan alınan faizler ve gecikme cezalarından oluşmaktadır.
Mal Sahipleri ve Kiracılar
· Campus daireleri tüm borçlandırma işlemlerini daire malikleri (mal sahipleri) ve daire sakinleri (kiracılar) için ayrı ayrı yapmakta ve takip etmektedir.
· Bağımsız bölümler el değiştirdiğinde veya kiracı değiştiğinde, eski sakin veya maliklerin borçları ayrıca takip edilmektedir.
· Bir kişi veya kurum birden fazla bölümde malik ve sakin durumunda ise, bakiyeler konsalide veya ayrı ayrı takip edilebilmektedir.
· Ödemeler daireler ve malik ve sakinler arasında virman edilebilmektedir.
Bütçe Yönetimi
Campus Bütçe Yönetimi, gider kalemlerinin aylık tutarlarını ve bu kalemlerin bağımsız bölümlere nasıl yansıtılacağını belirler. Bu kalemlere ilişkin harcamalar, bunlara karşılık gelirler (toplanan paralar) ve sapmalar anlık olarak görüntülenebilir.Giderlerin Yansıtılması
· Esnek Gider Yansıtma Kriterleri
Giderler; kullanım amacı, bağımsız bölüm tipi, brüt alan, net alan, arsa payı, arsa büyüklüğü, teras alanı, otopark alanı, bahçe alanı, eklenti alanı, depo alanı, yaşayan adedi, eşit olarak gibi kriterler ile dağıtılabilir. Campus bunların dışında özel kriterler tanımlanmasına veya bu kriterlerin bir formül içinde kullanıma izin vermektedir. Gider cinsine göre yansıtmada aşağıdaki örnekteki gibi içiçe kriterler uygulanabilir.
· Güvenlik giderlerinin %30’unu sakinlere eşit olarak, %70’ini yine sakinlere brüt alan bazında,
· Bahçe giderlerinin %50’sini sakinlere eşit olarak, %50’sini maliklere arsa payı bazında,
· Güvenlik giderlerin ’sini ticarethane sakinlerine net alan bazında, %80’nini mesken sakinlerine eşit olarak;
Gider, sitenin tümünü ilgilendirebileceği gibi sadece bir daireye veya sadece bir bloka yansıtılabilir. Örneğin çatısında bir problem çıkan blok için yapılan harcama sadece ilgili blok dairelerine yansıtılabilir.
Campus, blok kavramını bilinen anlamda bloklar veya villalardan oluşan adalar olarak değerlendirmektedir. Bağımsız bölüm ve daire kavramı ise; daire, villa, dükkan, depolarının tamamı için kullanılmıştır.
· İşletme ve Yatırım Giderleri
· Sabit aylık avans
Site yönetimi bir şekilde aylık sabit bir tutar tesbit etmekte ve aydan aya bu tutarı aidat veya avans adı altında toplamaktadır. Campus birden fazla tip sabit aylık avansın aynı anda toplanmasına olanak sağlamaktadır.
· Bütçeye dayalı avans
Site yönetimi önden değişik harcama kalemlerini içeren bir bütçe yapmıştır. Avanslar her ay bu bütçenin öngördüğü şekilde toplanmaktadır. Campus bütçe kalemlerinin her ay revize edilmesine olanak vermektedir.
· Gider oluştukça toplanan tutarlar
Giderler aydan aya önden tahmini zor şekilde değişmektedir. Örneğin bayram olan aylarda güvenik şirketinin fatura tutarı farklılıklar göstermektedir. Gelen faturanın geldiği ay site yönetim planında öngörüldüğü şekilde bağımsız bölümlere yansıtılması beklenmektedir.
· Karışık uygulamalar
Üç yöntemin karışık uygulandığı haller.
· Sayaçlar ile okunan sarfiyatların değerlendirmesi;
Birçok sitede tek tek abonelikler bulunmamakta, buna karşılık sitenin ortak sayaçlarına gelen faturalar, bağımsız bölüm sayaçlarından yapılan okumalar ile ilgili bölümlere dağıtılmaktadır. Soğuk su, sıcak su ve ısınma sayaçları (kalorimetre) en çok rastlananlardır. Bu sayaçlar tek tek gözle okunarak Campus’e girilebileceği gibi, otomatik olarak okunarak, okunan değerler Campus’e transfer edilebilir.
Basit gibi görünen bu konu ısıtma söz konusu olunca karmaşık bir hale gelmektedir. Isıtma için kullanılan yakıt (genelde doğal gaz) üç amaçla kullanılmaktadır. Bunlar; daire içi ısıtmalar, genel mekan ısıtmaları ve sıcak su ısıtmalarıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu ısıtma bedelinin %30’u genel mekanlar, %70’i daire içi ısıtmalar için alınmalıdır der. Ancak sıcak su için belirlenmiş bir yönlendirme yoktur. O halde önce sıcak su için bir pay ayrılarak kalan %30-%70 şeklinde dağıtılmalıdır. Yaz aylarında tüketimin sadece sıcak su ısıtması için olacağını varsayarak, örneğin Aralık için %18, Nisan için %50, Temmuz için ise %100 gibi bir kısmı sıcak su ısıtması için ayırabiliriz.
Bunlara dayanarak hesaplamalar şu şekilde olacaktır.
· Sıcak su
Ölçülen sıcak su sayaç sarfiyatı aynı zamanda sarf edilen su miktarını da gösterdiğinden. Sıcak su bedelleri; su ve suyu ısıtma bedeli olarak ayrı ayrı hesaplanarak sakinlere ayrı ayrı raporlanır.
· Genel mekan ısıtmaları
Sıcak su ısıtma bedelinden arta kalan tutarın %30’u genel mekanlar içindir. (Campus bu oranın değişmesine izin vermektedir) Genel mekan ısıtma bedelleri ise bağımsız bölümlere genelde net alanları oranında dağıtılmaktadır.
· Daire içi ısıtmalar
Sıcak su ısıtma bedelinden arta kalan tutarın %70’u daire içi ısıtmalar içindir. Gelen faturadan ayrılan daire içi ısıtma tutarı; her bir bağımsız bölümün kalorimetre sarfiyatının, tüm bölümlerin sarfiyatına oranına göre bağımsız bölümlere yansıtılır.
Ödemelerin Takibi
Campus değişik adlar altında toplanan paraların değişik son ödeme tarihlerine ve değişik gecikme cezası oranlarına izin vermektedir. Gecikmelerden doğan vade farkları gün bazında hesaplanabilmekte, istenirse erken ödeyene indirim sağlanabilmektedir.Gecikme tutarlarının hesaplaması iki şekilde yapılabilmektedir;
· Dönemsel olarak tüm gecikmiş alacaklara ceza tahakkuk ettirilmesi.
Bu yöntem bankaların dönemsel faiz uygulamasına eşdeğerdir.
· Ödeme yapıldıkça ceza hesaplanması
Yapılan ödemelerin hangi borçlar ile eşleneceği elle veya otomatik olarak yapılabilir. Herhangi bir borç tahakkuku yok iken avansen ödeme yapılabilir. Bu ödemeler ileride doğan borçlar ile elle veya otomatik olarak eşlenebilir.
ve diğerleri …
· Tedarikçilerden faturalar alındıkça tedarikçiler otomatik olarak alacaklandırılır. Malik ve sakinler bankaya ödeme yaptıkça bankalar otomatik borçlandırılır. Tedarikçiler ve bankalara ilişkin diğer borç ve alacak işlemleri de Campus tarafından takip edildiğinden başka bir cari hesap yazılımın kullanımı gerekmez. Tüm borç alacak raporları ve ekstreler Campus tarafından hazırlanır. Tüm mali işlemler istenirse bir muhasebe fişi halinde getirilir.
· Binaların kapılarına asılacak aidat dökümleri, sayaç okuma özetleri, dairelere verilecek borç dekontları ile ödeme makbuzları Campus tarafından hazırlanır.
· Dairelerin borç alacak durumlarını, ekstrelerini ve sayaç okumalarını internet üzerinden sorgulamaları sağlanır.
· Malik ve sakinlere e-posta ve SMS yolu ile bilgilendirme mesajları yollanabilir.
· Campus birden fazla siteyi birbirlerinden bağımsız olarak aynı anda takip edebilir.
Site muhasebesi oldukça ciddi ve karmaşık bir konudur. Bu işlemler Excel gibi genel araçlar veya ticari programlar gibi amacı bu konu olmayan araçlar ile yapıldığında, birkaç ay içersinde bir karmaşa ortaya çıkmakta, hatalar ve gecikmeler oluşmaktadır. Site yönetimlerinin hataya hiç toleransları olmadığı gibi gecikmelerden kaynaklanan bozuk finansal yapıyı destekleyecek finansal kaynakları da yoktur. Temel amaç paranın toplanacağı gün hesaplamaları hatasız ve güvenilir olarak bitirebilmektir.
- +
Eğitim Kurumları Çözümleri
Özel okullar çağdaş Türk eğitim sisteminin ayrılmaz bir parçası haline gelmiştir. Okul öncesi eğitimden ilköğretime, liseden üniversitelere kadar her alanda binlerce özel eğitim kurumu tüm ülkede hizmet vermektedir. Campus eğitim kurumlarına ilişkin çözümleri iki başlık altında ele almaktadır.
Eğitim Kurumları Yönetimi
Bir eğitim kurumunun en sıkışık olduğu dönem şüphesiz kayıt dönemidir. Yüzlerce eski ve yeni, veli ve öğrenci hemen hemen aynı günlerde kapı önlerinde birikmektedir. Bu birikimi gelenleri sıkmadan hızla ve doğru hesaplamalar yaparak eritmek ciddi bir kalite göstergesidir.Özel eğitimde kardeş, personel, v.b birçok indirim tipi ve birçok burs tipi vardır. Hepsinin oranları ve ne şekilde uygulanacağı birbirlerinden farklıdır. Bunun yanı sıra kayıt olunan bölüm ve ödeme şekli de fiyatları etkileyen unsurlardır. Tüm bu şartlara uygun ücret ve ödemelerin hesaplanması kayıt sürecini uzatmakta ve sıkışıklığın temel nedeni olarak ortaya çıkmaktadır.
Campus ile hızlı ve hatasız bir kayıt dönemi
Campus sınırsız sayıda burs ve indirim tipine ve yine sınırsız sayıda ödeme şekline olanak sağlamaktadır. Bu uygulamaların; kayıt olunan yuva, ilköğretim gibi bölüm tipine göre veya kayıt olunan okul ücreti, yemek ücreti gibi sunulan hizmet tiplerine göre farklılık göstermesine izin vermektedir.Tüm koşullar önceden tanımlandığı için kayıt sırasında oluşabilecek hatalar yok edilmekte ve tüm kayıt işlemi saniyeler içinde bitirilebilmektedir. Değişik hizmet tiplerine farklı indirimler ve ödeme planları uygulanabilmektedir. Oluşan ücretin değişik ödeme alternatiflerine göre fiyatları ve ödeme tarihleri otomatik olarak anında hesaplanmaktadır.
Aylık Faturaların Hazırlanması
Kayıt sonrası aydan aya faturalama bir başka sorun oluşturmaktadır. Bilindiği gibi özel eğitim kurumları faturaları tek seferde değil, tüm eğitim yılına dağılmış olarak aylık olarak kesilmektedir. Bu durumda her geçen aya bazı hallerde benzeyen, bazı hallerde farklılıklar gösteren yüzlerce fatura düzenlenmesi gerekmektedir. Campus tüm hesaplama işlemlerini kendisi yaparak tüm faturaların tek komutla kesilmesini sağlamakta ve geride kullanılan ticari yazılıma veya kurumsal kaynak planlaması yazılımına entegre edilmesini sağlamaktadır. Arka ofiste kullanılan yazılımın farklı bir firmaya ait olmasının önemi yoktur.Sözleşmelerde Oluşabilecek Değişiklikler
Yıl içinde bir öğrenciye uygulanan indirimlerin veya ödeme planının değişmesi sonucu ortaya çıkan hesaplamalar Campus tarafından otomatik olarak yapılmakta değişen borcun vadelendirilmesi ile kalan faturaların değişen tutara göre dengelenmesi yine otomatik olarak yapılmaktadır. Yıl ortasında kayıt yaptıran öğrencilere kesilen fatura sayının daha az olması gibi sorunlar yine Campus tarafından giderilmektedir.Ödemelerin Takibi ve Analizler
Ödemelerin alınması ve gerideki yazılıma aktarılması istenirse Campus tarafından yapılabilmektedir. Campus vadelere göre alacaklar ile bunlara karşılık tahsilatlar, hizmet tiplerini göre net ve brüt gelirleri, tiplerine göre yapılan indirim ve verilen bursları ayrı ayrı raporlayabilmektedir.e-posta ve SMS gönderimi
Öğrencilere veya velilere toplu veya ayrı ayrı e-posta ve SMS gönderimi yapılabilmektedir.Tüm bunlara bakarak Campus’ün gereğini; hızlı ve doğru kayıt, kolay ve doğru faturalama ve etkin ve amaca yönelik raporlama olarak açıklayabiliriz.
Campus öğrencileri kişi olarak gördüğünden Campus Kurum + Kişi Yönetimi modülü ile birlikte kullanım halinde buradaki tüm özelliklerin avantajları da değerlendirilebilir.
Okul Yönetimi
Campus Okul Yönetimi modülü, piyasada örneği bulunan ancak yaptığı işe oranla fahiş fiyatlara sahip ürünlere karşı tüketiciyi korumak amacı ile hazırlanmıştır.Eğitim yılı başında yapılan işlemler;
· Sınıf ve şubelerin yıllık ders planlarının girilmesi.
· Öğrencilerin sınıf ve şubelerine atanması ve varsa seçmeli derslerin belirlenmesi.
· Öğretmenlerin hangi sınıf ve şubede hangi dersleri vereceklerinin girilmesi.
· Öğrencilerin üyesi oldukları kulüplerin belirlenmesi.
Eğitim dönemi sürecinde yapılan işlemler;
Elektronik Ders Defteri· Öğretmenler derslere girdikçe sistem otomatik olarak o saatte verilen şubeye ve derse ait ders defterini açar.
· Dersi alan öğrencilerin listesini ekrana getirir ve öğretmen var olan öğrencileri işaretleyerek, yoklamayı alır.
· Asil öğretmenin yerine yedeği girdi ise durumu ders defterinde işaretler.
· Ders sonunda öğretmen ders içinde işlenen temaları ve kazanımları ders defterine kayıt eder.
Veli ile iletişim
· Öğretmenler her hafta kanaatlerini veli iletişim formlarına işler.
· Oturum açan veli kendisini bekleyen bir iletişim formu var ise uyarılır.
· Veli okuduktan sonra kendi düşüncelerini yazar.
· Velinin bir düşünce eklemesi halinde öğretmen bir daha oturum açtığında uyarılır.
· Öğrencilerin sınav takvimi sisteme girilerek velilerin bağlandıkça görüntülemesi sağlanır.
Zümre Toplantıları
· Sene başında zümre başkanı ve üyesi öğretmenler belirlenir.
· Zümrenin haftalık toplantısının hazırını ve kararları kayıt altına alınır.
Etkinlikler
· Öğretmenler kendilere özel veya genel etkinliklerini etkinlik takvimine işler.
· Özel olanlar sadece kaydı giren öğretmen tarafından, genel olanlar ise herkes tarafından görüntülenebilir.
e-posta ve SMS gönderimi
Öğrencilere veya velilere toplu veya ayrı ayrı e-posta ve SMS gönderimi yapılabilmektedir.
Campus öğretmen ve öğrencileri kişi olarak gördüğünden Campus Kurum + Kişi Yönetimi modülü ile birlikte kullanımı halinde buradaki tüm özelliklerin avantajları da değerlendirilebilir.
- +
AVM Fatura Yönetimi
Önceleri İstanbul’da birkaç deneme ile başlayan Alışveriş Merkezleri halkın yoğun ilgisini çekince bütün ülkeye yayıldı. Artık nerede ise her mahallede bir, hatta daha fazla AVM yer almakta. İş sadece alışveriş olmaktan çıktı. Sinemalar, eğlence alanları, gösteriler ile bir vakit geçirme mekanları haline geldiler. Artan AVM sayısı AVM’ler arası ciddi bir rekabeti de beraberinde getirdi. AVM yönetimleri, mağaza zincirlerini kendilerine çekebilmek amacı ile çeşitli kiralama yöntemleri geliştirmeye başladılar. Artık al mağazayı kirası şu kadar dönemi sona erdi. AVM yönetimleri ile mağazalar arasındaki öne çıkan uygulamalar şöyle özetlenebilir.
Kira
Kira yan yana iki mağazada dahi farklılık gösterebiliyor. Duruma göre TL, Dolar, Euro, vb bazında anlaşmalar yapılabilmekte.Ekonomik kriz sonucu yaygınlaşan yöntemlerden biri de sabit bir kira dışında mağaza cirosu üzerinden belli bir pay ile kira tutarının belirlenmesi. Böylelikle mağazanın umduğu satışı yapamaması durumunda sabit kirada kalması sağlanarak AVM’yi terk etmesi önleniyor.
Ortak Giderler
AVM’lerin temizlik, güvenlik, vb onlarca kalemden oluşan ortak giderlerin mağazalara yansıtılması her zaman adil olamamakta.Örnek olarak;
· Büyük bir perakende zinciri 3000 m2 yer kiralayıp, ben sadece ayda m2 başına sabit 1 dolar öderim gerisini sen diğer mağazalara yansıt diyebiliyor. Büyük perakende zincirlerinin her zaman büyük miktarda müşteri çekme potansiyeli olduğundan AVM’ler bu şartı kabul etmek zorunda kalıyor. Bu durumda bu 3000 m2’den alınamayan kısmın diğer mağazalara yansıtılması gerekiyor.
· Orta boy yabancı büyük bir marka gelip ben 500 m2 kiralarım ve sadece m2 başına sabit 2 Euro öderim diyor.
· Bir başka güçlü yerli zincir 600 m2 kiralayıp ayda m2 başına en çok 8 TL öderim, az çıkarsa daha az öderim ancak üstünü ödemem diyebiliyor.
Hal böyle olunca hesaplanan toplam ortak gideri toplam alana bölüp terk seferde hesaplama imkanı ortadan kalkıyor. Öncelikle en az sabit ödeyenden başlayarak üst üste hesaplamalar gerekiyor.
Sayaçlardan Okunan Giderler
Su, gaz, v.b sarfiyatların sayaçlardan okunarak mağazalara yansıtılması.Sonuç
Görüleceği gibi her ay her mağazaya birçok farklı kalem için faturalar kesmek gerekmektedir. Her bir kalemin hesaplaması ise mağaza ile yapılan sözleşmede yazılı özel şartlara bağlı ve oldukça karışıktır.Bu işlemlerin, Excel dosyaları veya site yönetimi yazılımlarından uydurularak yapılmış yazılımlar ile yapılmaya çalışılması kısa süreli bir çözüm sunuyor gibi görünse de sorunları ortadan kaldırmamaktadır.
Campus AVM Fatura Yönetimi, mağazalar ile yapılmış sözleşmelerdeki şartlar doğrultusunda, hesaplamaları yapıp mağaza faturalarını düzenlemek ve mağazalar ile ilişkileri yönetmek için geliştirilmiştir.
Campus AVM Fatura Yönetimi ile;
· Kira sözleşmeleri her dönem farklı şartlar içerecek şekilde kaydedilebilir.
· Kira tutarı istenilen para birimiyle;
· Sabit tutar.
· Sabit tutar ve ciro üzerinde belli bir oranda.
· Ciro üzerinden belli bir oranda.
· Ciro dilimlerine göre oransal olarak.
· Doluluk oranları ile işlem görmesi sağlanabilir.
Giderler;
· İstenilen para birimi ile m2 bazında sabit
· İstenilen para birimi ile aylık sabit tutar
· Ciro bazında
· İstenilen para birimi ile limitli
· İstenilen para birimi ile değişken olarak uygulanabilir.
· AVM’nin değişik alanlarına reklam verenler ile yapılan sözleşmeler takip edilir ve reklam faturaları hazırlanır.
· Fatura dönemine ait; döviz kurları, giderler ve mağaza ciroları girildikten sonra tüm faturalar otomatik olarak hazırlanır.
· Kesilen faturalar, arka ofiste kullanılan ticari yazılıma online, XML veya text dosya tekniklerinden biri ile aktarılarak muhasebeleştirilebilir.
· Kira sözleşmeleri, imza sirkülerleri vb. evraklar taranarak saklanabilir
· Kiracılar ile yapılan görüşmeler kayıt altına alınabilir.
· Kiracılara yapılan duyurular e-posta ve SMS ile gönderilebilir.
Campus faturalama dışında Müşteri İlişkileri Yönetimi ürünleri ile daha ileri uygulamaları AVM’lerin kullanımına sunuyor.
- +
Elektrik Faturalama Çözümleri
AGünümüzde elektrik dağıtımı iki elden yapılmaktadır;
· Coğrafi bölgeler ile kısıtlı 21 adet perakendeci.
· Coğrafi kısıtı olmayan birçok toptancı.
Toptancılar, elektriği piyasadan veya doğrudan üreticiden alıp sarfiyatı belli büyüklüğü aşan tüketicilere satmaktadırlar. EPDK’nın düzenlemeleri çerçevesinde, bu büyüklük her geçen gün azaltılarak piyasa bu tarafa yöneltilmektedir.
Bir büyük tüketici ne kadar fazla elektrik alırsa ve özellikle ne kadar fazla sabit elektrik alım garantisi verirse o kadar ucuza elektrik alabilmektedir. Bunun sonucu organize sanayi bölgeleri, iş merkezleri, alışveriş merkezleri gibi nispeten küçük tüketicileri barındıran mahallerde; tüketiciler birleşerek toptancılardan ortak aldıkları ucuz elektriği kullanmaktadırlar.
Toplu alınan elektrik bedellerinin büyüklüğü ve ödeme vadelerinin kısalığı, toptancıları sattıkları elektriği kısa bir zaman diliminde hızla faturalamaya zorlamaktadır. Ancak elektrik faturasının olağan faturalardan oldukça farklı ve karmaşık olması, abonelerdeki sayaçların kısa sürede tek tek, hızla ve doğru okunması bu operasyonun en önemli adımını oluşturmaktadır.
Campus Elektrik Faturalama Çözümü ile;
· Abone ve abone sözleşmelerinin takibi yapılabilmektedir.
· Modül içerisinde yer alan hesaplama metodolojisi ile kurumların her türlü farklı hesaplama yöntemlerine cevap verebilmektedir.
· Aktif – Reaktif (endüktif / kapasitif) tüketim miktarları ve tutarları ile eğer varsa 3 zamanlı (gündüz/puant/gece) aktif tüketim değerleri.
· Kayıp ve kaçak bedeli, perakende satış hizmet bedeli, sayaç okuma bedeli, iletim sistemi kullanım bedeli, dağıtım sistemi kullanım bedeli, güç aşım bedeli, vb şekildeki aktif sarfiyatın ilgili birim fiyatına bağlı ekler.
· Enerji fonu, TRT payı, belediye payı şeklindeki aktif sarfiyat tutarının belli bir yüzdesi olarak uygulanan ekler hesaplanarak faturaya yansıtılmaktadır.
· Kurumların farklı fatura formatlarına göre, basılan matbu evrak üzerindeki alanlar kuruma özel fatura tasarımına olanak sağlamaktadır.
· Abonelerin ödemeleri takip edilebilmekte, son ödeme tarihi sonrasında yapılan ödemelere gecikme faizi hesaplanabilmektedir.
· Elektrik faturaları arka ofiste kullanılan Ticari Yazılım veya Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımına entegre edilebilmektedir.
Campus Elektrik Faturalama Çözümü, toptan elektrik alıp dağıtan ya da bünyesindeki firmalar için elektrik faturasını toplu ödeyen organize sanayi siteleri, alış veriş merkezleri ve iş merkezlerinin anında sayaç okuma ve faturalandırma ihtiyaçlarına cevap vermek üzere geliştirilmiştir.
El Terminali ile Elektrik Faturalama
El Terminali ile Elektrik Faturalama çözümü, Windows tabanlı el terminalleri ile sayaçlardan okunan tüketim değerlerinin, okuma sırasında faturalamasının yapılabildiği bir çözümdür.· El terminaline görevlinin dolaşacağı hat üzerinde bulunan abonelerin; unvan, adres, vergi bilgileri, son okuma bilgileri ve güncel tarife bilgileri Campus tarafından yüklenir.
· Abone sayacının başına gelen görevli; sayaç elektronik ise otomatik olarak okutur, sayaç bu özelliğe sahip değil ise okuma değerlerini elle girer ve anında faturayı el terminali üzerindeki yazıcıdan onaylı olarak basar ve abone yetkilisine verir.
· İş yerlerinin normal elektrik tüketimi haricinde aylık genel elektrik kullanımı (çevre aydınlatması) gibi ekler abone faturalarına m2 ya da belirlenen başka bir kritere göre eklenebilmektedir.
· Tüm aboneler dolaşıldıktan sonra Campus el terminalinden fatura ve son okuma bilgilerini alır ve kendi veritabanını günceller. Bu aşamadan sonra kesilen faturalara ilişkin bilgiler gerideki yazılıma online, xml veya text olarak aktarılır.
· Okumalar bir veya daha fazla el terminali ile yapılabilir.
Link Bilgisayar Yeni Nesil ve Güneş Sistemi ürünleri ile tam entegre çalışması sayesinde abonelere kesilen faturalar kolaylıkla muhasebeleştirilebilmektedir.
- +
Diğer Çözümler
Campus – Geçiş ve Turnike Çözümleri
Campus;· Personel, üye ve ziyaretçilerin; turnike, kartlı, parmak izi, barcode, retina tarama gibi cihazlar ile ve elle yapılan.
· Araçların; RFID, plaka tanıma gibi cihazlar ile ve elle yapılan giriş ve çıkış takibi işlemlerinin tamamına çözümler sunmaktadır.
Aynı anda bir veya birden fazla kapısı olan, aynı veya farklı lokasyonlardaki birden fazla binanın trafiği yönetilebilmektedir.
Tüm işlemlerde, aynı anda her birinin birden fazla kapısı olmak üzere birden fazla binada trafik yönetilir. Binalar ayrı şehirlerde bulunabilir.
Campus Geçiş ve Turnike Çözümünün Avantajları
· Campus’un benzerlerine göre en önemli artısı donanım bağımsız olmasıdır. Donanım ile haberleşme sağlanabildiği sürece her kapıda bir veya birden farklı donanım veya teknik kullanılabilir. Böyle olunca yeni kapılar devreye alındıkça aynı donanım markasına veya tedarikçisine bağlı kalma zorunluluğu ortadan kalkar.
· Devamı takip eden veya kapı/turnike açan cihazlar bilgisayar ağına bağlanarak (donanım elveriyor ise), giriş yetkisinin anında kontrolü ve giriş ile çıkışın anında sisteme alınması sağlanır.
· Binalar içersinde ki tüm kişiler Campus Güncel Konsolu’ndan canlı olarak görüntülenebilir. Bu konsol görüntüyü istenilen tarih ve saatteki duruma tek tuşla getirebilir.
· Giriş ve çıkış işlemlerinin tarihçesi Campus kurum ve kişi kartlarından izlenebilir.
· ABC firmasından bizim tüm binalarımıza yapılan girişler veya Hasan Mertoğlu’nun binalarımıza hangi firmaların adına giriş yaptığı gibi.
· Tüm girişler için anlık yetki kontrolü ve kısıtlamalar yapılabilir.
· Kullanılan cihazların saatlerinin sunucu saati ile periyodik olarak senkronizasyonu sağlanır.
· Her farklı uygulama için gerekli ek analizler uygulamalar içinde mevcuttur.
Üye Giriş ve Çıkış Takibi
Üye giriş ve çıkış takibi yapan spor salonları, havuzlar, stadyum gibi tesisler için ideal bir çözüm sunar. Girişler üyelik tipine, sezona, saat dilimlerine, işgünü veya tatil günlerine göre kısıtlanabilir.Araç Giriş ve Çıkış Takibi
Araç giriş ve çıkış takibi araç trafiğinin denetim altında bulunduğu otoparklar, siteler, fabrika sahaları, v.b yerlerde kullanım için tasarlanmıştır. Giriş ve çıkışlarda araçların kilometre sayaç değerleri girilerek yapılan mesafelerin kurallara uygunluğu denetlenebilir. Giriş ve çıkışlarda araçların ağırlıkları girilerek yüklenen veya boşaltılan yük denetlenebilir.Kontrollü Kapıların Yönetimi
Kontrollü kapılar yönetimi; sistem odası, kasa dairesi, VIP salonu, v.b erişimi kısıtlı alanlara girişleri kontrol etmek ve bu mekanların kapılarını otomatik olarak açmak için kullanılır.Campus – Seçim Yönetimi
Şirketlerin, sitelerin, derneklerin, kooperatiflerin, v.b kurumların seçim ve seçim değerlendirme işlemlerini yürütmek amacı ile hazırlanmıştır. Çarşaf liste veya Blok liste seçim tekniklerini destekler. Oylama işlemi; oy verenler tarafından bilgisayar başında veya tasnif heyeti tarafından kağıt üzerinde verilmiş oyların sisteme işlenmesi ile yapılabilir. Her iki durumda da oylamanın gidişatı analitik veya grafik olarak takip edilebilir.Campus – Şikayet Yönetimi
Kurumlara web sitelerinden, sözlü veya yazılı olarak gelen şikayetlerin, şikayet tipine göre ilgili kişilere yönlendirilmesi ve sonuçlandırılmasının takibini yapar.Campus – Araç Giderleri Yönetimi
Tamir, bakım, yakıt, sigorta gibi araç giderlerinin masraf merkezlerine göre analiz edilmesini sağlar. Yakıtlar bir taşıt tanıma hizmeti sağlayan zincirden alınıyor ise, gelen yakıt alım detayları otomatik olarak kayıtlara alınabilir.Masraf merkezi tanımlaması;
· Her araç için sabit olarak.
· Kilometre kayıtlarından masraf merkezlerine dağıtılarak.
· Kullanan personelin ay içersinde çalıştığı masraf merkezlerine dayalı olarak yapılabilir.
Campus – Proje Yönetimi
Adımlar halinde yapılan projelerin planlamasını sağlar.